Preventivi

In questo articolo impareremo come creare un budget all'interno del nostro sistema FLOWwww, come possiamo conoscere lo stato in cui sono e usarli in azioni di marketing.

Ci possono essere momenti in cui nel nostro centro o clinica, abbiamo bisogno di informare i nostri clienti, l'importo totale di alcuni trattamenti o servizi e anche, possiamo darglielo per iscritto. Per fare questo, all'interno del vostro sistema FLOWwww, abbiamo la sezione 'Budgets'.

 

COME CREO UN PREVENTIVO?

In modo facile e semplice, dovremo seguire i passi che descriveremo in dettaglio in seguito:

  1.  Prima di tutto, cercare nel database il cliente a cui devo fare un preventivo. Per fare questo andremo nella sezione 'Gestione clienti' >> 'Ricerca' e dopo aver inserito un criterio, clicchiamo su 'Cerca'. Una volta identificato il cliente, clicca su 'View+'.
  2. Seleziona l'opzione 'Preventivo', che si trova nel menu del file del cliente e clicca su 'Nuovo preventivo'.
  3. Successivamente, clicchiamo su 'View+' e una volta che abbiamo indicato la data, la validità, il venditore e qualsiasi commento aggiuntivo (tutto questo se necessario), dal pulsante 'Add product', incorporiamo tutti i prodotti, bonus, pacchetti o abbonamenti, con i loro importi corrispondenti e clicchiamo su 'Add'. Nel caso in cui abbiamo bisogno di applicare sconti aggiuntivi, potremo assegnarli in modo lineare cliccando sull'etichetta verde che troviamo nella colonna 'Sconto extra', indicando l'importo finale o la percentuale corrispondente in ogni caso. Quando abbiamo finito, procediamo a 'Salva'.

 

QUALI POSSONO ESSERE I LORO STATI E COME CAMBIANO DA UNO ALL'ALTRO?

I preventivi nascono di default con lo stato 'Pending', ma manualmente, possiamo sempre cambiarli in 'Accettato' o 'Rifiutato'. D'altra parte, il sistema può anche cambiare il suo stato automaticamente nelle seguenti situazioni:

  •  Quando il budget è accettato: dovremo cercare il budget corrispondente nel file del cliente, cliccare su 'View+' e cliccare su 'Generate ticket'. Quando indichi il metodo di pagamento e lo chiudi, lo stato del bilancio cambierà automaticamente in 'Venduto'.
  • Quando un cliente ci dà un acconto su un preventivo: Da 'Fatturazione>>>Lista ticket>>>Nuovo ticket>>Visualizza+>>>>Aggiungi acconto', seleziona il budget corrispondente dal menu a discesa, e indica l'importo e il venditore. Infine, clicca su "Salva" e "Aggiungi pagamento". Quando "Close ticket", appare una finestra pop-up che indica che il suo stato cambierà in "Accetato".

 

DOVE POSSO VEDERE I PREVENTIVI EMESSI?

Abbiamo due diverse sezioni per visualizzare queste informazioni all'interno del nostro sistema FLOWwww:

  •   Dal file del cliente, dispiegando il menu che troviamo accanto al suo nome nella parte superiore destra dello schermo e andando alla scheda 'Preventivi'. Generalmente, possiamo visualizzare tutti i budget emessi nel centro dalla sezione 'Fatturazione' >> 'Preventivo'.
  • In questa schermata, possiamo anche eseguire azioni come: stampare, cancellare, visualizzare e cercare usando 4 criteri (data di inizio e fine, clinica, stato e testo). 

 

La funzione di budgeting è disponibile dalla versione STAR del sistema FLOWwww.