Reserva de citas con anticipos como fianza

Garantiza la asistencia de tus clientes solicitando una anticipo a modo de fianza en la reserva de tus citas online.

Índice:


1. En qué consiste

2. Cómo lo ponemos en marcha

3. Cómo indicamos el importe

4. Cómo funciona en el día a día

5. Citas no asistidas

6. Permisos

¿En qué consiste esta opción?

Esta opción permite abonar parte o la totalidad de la cita cuando se realiza la reserva online, Este prepago a modo de señal o fianza incrementará la asistencia de tus clientes o pacientes que, tras asistir a la cita podrán abonar el resto de la sesión.

Esta prestación estará disponible para las Apps personalizadas, flowwwer y el Área de cliente. 

Requerida una versión mínima de App V6.1 

¿Como se pone en marcha?

Para activar esta prestación será necesario primero tener habilitada la forma de pago “Anticipos”. Podemos solicitarlo a través de nuestro equipo de Clientes.

El segundo requisito es tener habilitada la opción de compras online desde flowwwer, App de marca o Área de cliente usando la pasarela de pago Stripe.

La función de Anticipos está disponible a partir de la versión Star

Una vez habilitadas las compras online y la forma de pago 'Anticipo', para configurar la opción  podemos hacerlo desde:

  • El mismo configurador de flowwwer
  • Desde 'Datos App' en caso de disponer del Área de cliente o de una App personalizada. 

En ambos casos debemos indicar  primero qué tipo de  compra online deseamos, recordemos que nos da las siguientes opciones: 

  • No activamos las compras/prepago. Cuando un usuario reserve una cita, no se le preguntará si quiere prepagarla.
  • Sí, opcional. Cuando un usuario reserve una cita, se le preguntará si quiere prepagarla o prefiere realizar el pago una vez esté en el centro.
  • Sí, obligatoria. Cuando un usuario reserve una cita, le aparecerá la pestaña para realizar el pago o de lo contrario, su cita no quedará registrada.
  • Sí, obligatoria para clientes temporales y opcional para clientes validados. Esto significa que los clientes o pacientes que no estén validados tendrán que prepagar la cita si quieren reservar, mientras que a los clientes que ya estén registrados, se les dará la opción de prepagar o no.

Una vez elegida la modalidad de prepago, elegiremos la opción del anticipo como fianza, que nos ofrece las siguientes opciones:
  • Pagar cantidad completa. Esta vendrá marcada de serie.
  • Pagar solo fianza. Solamente se permite el pago de un anticipo online, y luego acabar de abonar el servicio en el centro.
  • Fianza o pago total. Dejamos a los usuarios que decidan si nos abonan un anticipo o nos prepagan la totalidad del servicio.

En flowwwer:


En Datos App:

 

¿Cómo configuro el importe del anticipo como fianza?

El importe se indica como un porcentaje del precio de venta de nuestro servicio y, al igual que ya hacemos con los puntos, se podrá configurar de dos formas diferentes: 

  • En general para cada centro o clínica: Indicaremos la misma fianza para todos los servicios de nuestra tarifa. 
  • Por servicio individual: Podremos, además de en general, indicar una fianza diferente para los servicios o tratamientos que queramos.

¡Vamos a verlo!

Anticipo como fianza por clínica

 

Si usamos App personalizada o Área de clientes: nos dirigimos al menu lateral, al módulo de Configuración > Clínicas > Accedemos con la lupa a la clínica deseada y pulsamos 'Datos App'.

Si usamos flowwwer: nos dirigimos al menú superior de la pantalla y pulsamos el botón de flowwwer. Luego vamos a la pestaña de Compras.

En ambos casos hay tres opciones diferentes de pago de Anticipo:

  • Pago de cantidad completa: no hay anticipo, ya que se obliga al cliente al prepago completo de la cita online.

Al elegir esta opción en campo del porcentaje se bloquea en cero.

  • Pagar solo fianza: sólo se permite el pago del anticipo y el resto se abona en el centro.

El campo se desbloquea y debemos indicar el porcentaje sobre el precio de venta para calcular el importe del anticipo a abonar online. En este ejemplo el 10% del precio de cada servicio de la tarifa del centro en cuestión.

  • Fianza o pago total: se permite tanto la opción de pago de anticipo como el pago total de la cita online. 


    El campo se desbloquea y debemos indicar el porcentaje sobre el precio de venta para calcular el importe del anticipo a abonar online. En este ejemplo el 10% del precio de cada servicio de la tarifa del centro en cuestión.

     

Anticipo como fianza por bono de servicio


Tanto si usamos flowwwer como si usamos App personalizada o Área de cliente.

Nos dirigimos al menú lateral y pulsamos en el módulo de Configuración > Tarifa > Accedemos a la tarifa deseada.

Para indicar una porcentaje diferente de fianza de cada ítem, lo haremos desde la ficha de cada bono que deseemos.

Recordemos que son bonos lo que utiliza flowww para permitir el prepago de cualquier ítem de la tarifa.

Veremos un campo llamado 'Porcentaje de fianza' en el que indicar el dato de porcentaje. 

Este porcentaje prevalece sobre el indicado en la ficha de la clínica, de modo que, al igual que los puntos, podemos indicar un porcentaje en general y luego indicar una fianza diferente para aquellos servicios que queramos.

 

¿Cómo funciona en el día a día?

Al reservar una cita a través de flowwwer, App personalizada o Área de clientes, al llegar al pago deberemos indicar pago con tarjeta de credito puesto que la fianza no se puede pagar con puntos.

El resumen de la compra nos indicará la cantidad de fianza con respecto a la compra total.

En caso de poder elegir si pagamos la fianza o la totalidad nos aparecerán las dos opciones para indicarlo con un clic o un toque.

 

Las citas en las que se haya abonado una fianza aparecerán marcadas en la agenda con una etiqueta nueva “Cita con fianza abonada”.

Al abonar esta "fianza" que realmente es un "anticipo" en flowww se creará el correspondiente anticipo en la cuenta de cada cliente o paciente.

Además, se comprobará el IVA configurado en cada servicio para que el anticipo tenga el IVA acorde. 

Este anticipo podrá ser consultado tanto desde el menú del cliente como desde la opción de Facturación > Anticipos.

Veremos el importe, el IVA del anticipo, si está disponible o usado y solamente en caso de que el anticipo sea una Fianza podrá ser liquidado con el icono de aspa , en los demás casos este icono aparecerá inactivo.

Este anticipo crea su correspondiente factura que podremos encontrar en la facturación del cliente.

Cuando el cliente acuda al centro validaremos la cita y pasará por recepción como de habitual, entonces al añadir la forma de pago en su ticket flowww nos indicará que el cliente tiene anticipos disponibles.

Este aviso solo aparecerá cuando haya anticipos pendientes de utilizar. 



De forma que elegiremos  la forma de pago 'Anticipo' y abriremos el deplegable para elegir de los que tenga disponibles.

De la forma habitual pulsaremos en 'Añadir y Continuar' y acabaremos de indicar la forma en la que nuestro cliente nos desea pagar el importe restante, si lo hay.

En caso de que el servicio esté el promoción o descuento, este se aplicará normalmente al precio de venta del tratamiento en ticket.

En la caja del día se reflejarán como cualquier otro anticipo:

¿Y si el cliente nunca viene a la cita?

En ese caso será elección del centro si pierde su anticipo a modo de fianza. 

En caso de que se quiera mantener el anticipo simplemente no hay que tocarlo, se podrá usar más adelante para otra compra.

En caso de que el cliente pierda la fianza por no asistir se podrá liquidar tranquilamente.

Sólo se podrán liquidar los anticipos de tipo fianza online, y podremos ver el movimiento desde Facturación > Búsqueda por ticket, y tendrán importe cero.

¿Quién podrá liquidar estos anticipos a modo de fianzas?

Aquel usuario que posea los permisos correspondientes del módulo Ventas- Anticipos consistentes en:

  • Exportar
  • Liquidar
  • Listar

La posibilidad con flowww de la fianza como pago anticipado de parte del importe es una opción más para ayudarte a profesionalizar tus procesos operativos y asegurarte la máxima rentabilidad de tu agenda aumentando la asistencia de tus clientes o pacientes.