Agenda - ¿Configuro mi agenda por espacios o por empleados?

Con la nueva versión del sistema FLOWww no tendrás que elegir cómo ver tu agenda. En tiempo real, podrás pasar de una visual (espacios) a otra visual (empleados). Te contamos cómo.

En primer lugar, debes tener en cuenta que esta función requiere de la intervención interna del propio Departamento de Soporte de FLOWww. Por tanto, si has decidido poner en marcha esta función, deberás solicitarlos por escrito, a través de tu botón de 'Soporte' para que la funcionalidad se pueda activar.

Tras la activación necesaria y antes de comenzar a usar la función debes tener en cuenta lo siguiente:

1. No deberás cambiar el resultado de la pregunta que se formula en el apartado 'Configuración' >> 'Sistema', que indica: "¿Desea que al agendar no se permita que un auxiliar pueda estar en dos cabinas al mismo tiempo?" Esta pregunta debe permanecer siempre en el valor "Sí", que es donde el Departamento de Soporte la ha prefijado.

1) Agenda. Revisar que no hay citas actualmente en tu agenda sin auxiliar asignado. Si las hay, debemos asignar a cada cita actual a un auxiliar concreto. Si durante la semana, ha habido citas que se han cerrado sin especificar qué auxiliar las atendió, deberás comenzar a usar esta función de cambio de visual de agenda, a partir de la próxima semana.

2) Horarios. Revisar que tenemos activado el check de control de horarios en la ficha de la clínica.
Si todos los empleados hacen el mismo horario y éste coincide 100% con el de la agenda, no hará falta; mientras que, si los horarios de cada auxiliar son diferentes, deberemos configurar los horarios y asignárselos a cada empleado.

A partir de estos dos puntos y desde la pantalla de agenda, veremos arriba dos iconos y entre ellos un switch (interruptor).

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Pasaremos el interruptor de un lado a otro y veremos como cambia la visión de la agenda de cabinas a auxiliares.

De esta forma, cuando estemos en la visual de agenda por cabinas nos obligará a solicitar qué auxiliar va a atender la cita y la pintará en la visual de agenda por auxiliares. Asimismo, en caso de que nos encontremos trabajando en la visual de la agenda por auxiliares, nos obligara a seleccionar la cabina donde se va a realizar la cita.

* Preguntas.

- ¿Qué pasa con los bloqueos que se ven en la visual de cabina? ¿Sigo aplicándolos? ¿Son útiles? Sí lo son, ya que si bloqueo alguna cabina total o parcialmente, esa cabina aparecerá bloqueada si estoy en la visual de cabinas; mientras que, si paso a la visual de empleados, a la hora de poner una cita en la columna de un empleado, como me obliga a seleccionar la cabina, no me mostrará la bloqueada como disponible.

- Si voy a trabajar habitualmente por empleados, ¿cómo bloqueo las horas que no están en el centro? En este caso, recuerda que en la visual de la agenda por empleados, el horario disponible de cada uno se copia directamente de la función de turnos de trabajo. Por tanto, es necesario tener esta función activa y correctamente aplicada para que el sistema sólo me muestre en la agenda el personal disponible.

Si vamos a trabajar por auxiliares, los bloqueos se pintan como respuesta a los horarios de cada empleado.

- ¿Qué pasa con la función que hasta ahora me permitía que un auxiliar pudiese atender dos citas a la vez en cabinas diferentes? Esta función no puede aplicarse si vamos a usar el switch. Si esta operativa se va a producir, se deberá resolver, a través de la función de cita múltiple.

- ¿Cómo afecta a las citas app? La cita que se reserva por la app o por un canal online, se pintará en ambas visuales. El sistema seleccionará la cabina oportuna y el auxiliar que, estando dentro de su horario, tenga las habilidades necesarias. Por tanto, será necesario tener siempre al día el control de horarios de los empleados y de sus habilidades.

- ¿Qué pasa con los días festivos o que no abrimos? Se deberá, o bien, bloquear las cabinas o anular el turno de trabajo de este día para todos los empleados. No hace falta hacer las dos cosas si no queremos.

Te dejamos este breve vídeo, que puede ayudarte a visualizar la función.

Gracias y ¡buen FLOWww!