La cita en la agenda de FLOWww y sus indicadores.

La agenda es el punto de partida del negocio, el lugar donde organizas el trabajo de tu equipo y en el que planificas la ocupación de tu centro.

Una de las vías para dar cita en FLOWww, es ir directamente a la agenda y con el cliente seleccionado previamente, elegimos un día y hora concreta  y hacemos un “doble clic” sobre el slot elegido (*cada una de las celdas de tu agenda se llama Slot) en ese momento se abre la ventana o cuadro de citas.

Vamos a analizar la información y características de este "cuadro de cita"

CUADRO DE CITA


Parte izquierda

1. Nombre y Teléfono; en la esquina superior izquierda aparece el nombre y el teléfono del cliente agendado.

2. Fecha y hora: Dentro del apartado gris nos aparece la fecha de la cita y la hora de inicio y acabo del servicio. Si la cita consta de más de un servicio, sumará el tiempo de ambos tratamientos.

3. Servicio agendado: Muestra el servicio seleccionado.

4. Opciones de la cita

  • Mover: podemos mover la cita por la agenda de dos formas diferentes, una es clicando sobre ella y arrastrándola y soltando el cursor en el lugar adecuado. Otra forma sería haciendo clic sobre el botón de “mover” y tras encontrar el lugar ideal en la agenda hacemos clic sobre el slot del día que queramos, la cita se insertará, dejando un rastro visible en el lugar de origen. (punto verde).
  • Eliminar: podemos eliminar una cita y que no deje ningún rastro en la agenda.
  • No asistida: en caso de que el cliente no se presentara a la cita, deberíamos marcarla como “no asistida”, nos dará la opción de introducir la razón por la que el cliente no asistió.
  • Comentarios: podemos escribir cualquier nota que creamos de interés en la cita.
  • Validar la cita: una vez el cliente ha pasado a cabina o se ha realizado el tratamiento debemos validar la cita para que los datos pasen a formar parte del historial y se pueda proceder al cobro.

*Si tenemos la función de protocolos activa tendremos un botón extra de: Programas de tratamientos, el cual nos permitirá establecer una serie de citas previamente establecida para lograr un resultado concreto. Más información sobre protocolos aquí.

** Si tenemos la función “Etiquetas” también las podremos elegir desde aquí. Más información sobre Etiquetas aquí.

 

Parte derecha

    1. Cita múltiple Pulsando sobre el icono podemos convertir la cita simple en cita múltiple. Hay dos tipos de cita múltiple, en la que varios profesionales atienden al mismo cliente, en la que el mismo profesional atiende a diferentes clientes. Podemos consultar más info aquí.

cita multiple

2. Nuevo cliente :Nos da la opción de dar de alta un nuevo cliente.
3. Imprimir : Podemos imprimir los datos de la cita por si los queremos ofrecer al cliente.
4. Servicios: Diferencia dos pestañas de servicios disponibles, a la izquierda los que tienen aparatología que precisa parámetros. A la derecha aquellos que no precisan parámetros.

Pinchar sobre el servicio para seleccionar y aparece en la parte gris de la izquierda, pinchar sobre él de nuevo para quitarlo.

5. Buscador: Escribe parte de la palabra para encontrar rápidamente el tratamiento. 
6. Módulos: Cada slot (celda o cuadradito) de la agenda, podemos aumentarlos para darle más tiempo o disminuirlos para acortar la cita.
7. Profesional: La persona que va a atender al cliente en la cabina o consulta.
8. Guardar la cita o cancelarla.

 

SEGUNDO BLOQUE DE INDICADORES

Una vez ya puestas en la Agenda las citas tienen una serie de indicadores en forma de iconos que se sitúan en la esquina del cuadro de color que vemos en las columnas.

A continuación podemos ver los distintos significados de estos indicadores:

  1. Aplazado: Indica que el cliente tiene uno o varios pagos aplazados en su ficha.
  2. Bonos: Indica que el cliente tiene sesiones de bono de servicio disponibles. 
    Esta B aparece en tres lugares diferentes: En el bloque de color de la cita, en la tarjeta del cliente, y junto al nombre del cliente en el cuadro de cita. Al pasar el cursor por encima de la B, nos aparece una etiqueta que nos informa de las sesiones adquiridas por el cliente.
    1. Cita Online: Indica que la cita ha sido cogida por el cliente desde un medio online.
    2. Cita Múltiple: Indica que la cita es múltiple.
    3. Reloj de arena: El reloj de arena aparece cuando en una cita múltiple validamos alguna cita de las que componen una cita múltiple.
    4. Online con Bono: Indica que además de haber sido cogida la cita vía online, el cliente posee un bono con sesiones disponibles.
    5. Advertencia: Indica que se ha excedido el horario del profesional.
    6. Etiquetas: dado que son personalizables a través de Atención al cliente, cada etiqueta indicará lo que determine el centro.


      todos iconos citas
    7. Notas: Si tiene notas escritas en a ficha del cliente. Posicionando el cursor encima flowww leerá las notas.
    8. Vista rápida de las notas: Pulsando las tecla CTRL cuando estamos situados sobre el globo de información de la cita nos aparecen las notas que tenga el cliente en su ficha.

      **Cliente llegó con retraso:
      Este icono que aparece en el historial al marcar la casilla de verificación en la pantalla de cabina.