Qué es una central de compras y cómo funciona en flowww.

La central de compras es una funcionalidad que permite centralizar los pedidos de los centros o clínicas de una misma marca.

Índice de contenidos

Cómo obtengo la CDC para mi negocio

Cómo se configura en flowww

Cómo funcionan los pedidos

Pedidos automáticos

Control de rotura de stock

Exporte de información

Otras funciones interesantes

Preguntas frecuentes.

 

 

Cómo obtengo la CDC para mi negocio

La Central de Compras (CDC) es un Add-on que contratamos con una licencia de Central de compras desde la misma interfaz de flowww. 

Desde la esquina superior derecha desplegamos el menú de Mi Cuenta. Pulsamos sobre Servicios contratados > Contratar nuevo servicio > Licencia central de compras.

La Central de compras podrá tener: 
  • Datos fiscales propios
  • Datos y estadísticas propias de las ventas internas en el sistema
  • Control de stock independiente
  • Control de costes y facturación
Es aconsejable contactar con el Dpto de Clientes para que nuestros consultores te ayuden en cada paso.

Cómo se configura en flowww

 

PASO 1: SOLICITAR LA PUESTA EN MARCHA

Solicitar la puesta en marcha de la central de compras a nuestro Dpto de Clientes, bien a través del botón de Ayuda de flowww, o bien al consultor de puesta en marcha en el momento de la implantación.

PASO 2: COMPROBAR QUE LA TARIFA AVANZADA ESTÁ ACTIVA

La CDC abastece a varios centros o franquicias, por lo que debemos tener activa la Tarifa Avanzada, la cual nos permite trabajar toda la política comercial sobre una tarifa base y propagar la información a los demás centros fácilmente. 

Debemos asegurarnos que el centro CDC tiene una tarifa que hereda de la Tarifa Base.

Cómo crear una tarifa para la CDC

Configuración> Tarifa> Nueva tarifa, le creamos un nombre adecuado (Tarifa CDC, Tarifa Central...).

Vinculamos la tarifa a la CDC y la CDC, desde su ficha, a la tarifa.

Volvemos a la pantalla de gestión de tarifas y pulsamos la lupa. Accedemos a la tarifa vacía y pulsamos en Herencias > Nueva herencia > Tarifa base. Ahora ya ha heredado todos los elementos que la tarifa base contiene.

(La CDC, deberá heredarde la Tarifa base para poder realizar paquetes en los que se combinan servicios y productos)

Más info sobre la tarifa Avanzada aquí.

 

 

PASO 3: DESIGNAR LA CENTRAL DE COMPRAS

Indicar que el centro está destinado a ser Central de compras y actúa como tal. 

Configuración> Clínicas > accedemos a la ficha de la Centra de Compras y marcamos la casilla 'Este centro actúa como central de compras' > Guardar.

 

PASO 4: ASIGNAR A LOS DEMÁS CENTROS UNA CENTRAL DE COMPRAS

En el resto de las clínicas, en el desplegable que visualizamos con el nombre Central de compras, seleccionaremos nuestra CDC y procedemos a Guardar. 

Tras esta configuración, podemos ver en el Menú Principal de flowww la opción 'Pedidos'.

PASO 5: BUENA GESTIÓN DE LA TARIFA

Debemos tener en la Tarifa base todos aquellos productos que usemos en el centro, ya sean de venta o de uso interno.

Además, hay unos campos cuya función es importante con la Central de compras activa.

En la ficha del producto, entre otras opciones veremos las siguientes:

Por un lado:

Por otro lado:

 

Cómo gestionar el producto para la CDC

Si no lo tenemos creado en la tarifa base, lo creamos: Configuración >Tarifa  >Ver+ >Nuevo > Producto y cumplimentamos la ficha.

Campos de especial relevancia en la CDC:

Precio de compra: precio al cual compra el centro a la CDC
IVA de compra: IVA aplicado
Proveedor: en caso de que nos lo sirva directamente otro proveedor
Múltiplo: para realizar pedidos con un número de ud determinado y establecer un mínimo. Pido de 3 en 3, de 5 en 5...
Máximo: límite de ud en el pedido
Factor multiplicador de ajuste: corrección para pedidos automáticos


 

PASO 6: BUENA GESTIÓN DEL STOCK

Actualizar el stock de la Central de compras es esencial para que pueda servir los productos pedidos. por los centros.

En el apartado Control de stock del menú principal de la CDC cargaremos todos los productos que sirve la Central a los demás centros.

Pulsamos en Nuevo stock y cumplimentamos:
- Escribir el nombre del producto hasta encontrar la coincidencia y que flowww inque un check verde.

-Indicar las unidades disponibles

-Indicar un mínimo  por debajo del cual flowww dará aviso con una notificación de roja de globo.

 

Cómo funcionan los pedidos

La CDC  recibe pedido de los centros o clínicas, cada vez que un centro genere su primer pedido en la CDC se crea un cliente. 

Éstos se generarán como clientes de forma automática con la emisión del primer pedido. 

 

REALIZAR PEDIDOS DESDE UN CENTRO Y COMPROBAR SU ESTADO


Desde cualquiera de los centros nos dirigimos a Pedidos> Nuevo pedido Se crea un pedido vacío y se lista en la pantalla. Entramos con la lupa.

Pulsamos en Añadir producto, seleccionamos los que necesitamos e indicamos el número de unidades de cada uno. Una vez hayamos indicado todos los artículos pulsamos sobre Enviar el pedido. 

También podemos realizar otras acciones como:
Exportar a un archivo excel
Imprimir para visualizar la información de número de pedido, fecha, productos solicitados, cantidades, importe del artículo, importe total y el centro al que lo hemos solicitado.

Detener el pedido, opción disponible hasta que el mismo haya sido aceptado por la CDC. Una vez aceptado por parte de la central, este botón dejaremos de visualizarlo.

 

Un pedido puede estar en diferentes estados:

 

  1. : hemos generado nuestro pedido, pero está pendiente de ser enviado a la central de compras. Si un pedido hubiera sido enviado a la central y luego lo hubiéramos 'Detenido', volvería a este estado..
  2. : el pedido ha sido recibido por la central de compras y está pendiente de ser aceptado.
  3. : el pedido ha sido aceptado por nuestra central de compras y se encuentra pendiente de envío.
  4. : el pedido ha sido enviado y se encuentra pendiente de recepción en nuestro centro.
  5. : confirmamos la recepción del pedido y guardamos. Las cantidades recibidas se suman a nuestro stock de forma automática.
Si no recibo todas las unidades:
Podemos modificar la cantidad entregada y por los productos no recibidos, se tramita de forma automática un nuevo pedido. (Ej.: mi pedido CNTCT1P/68-0 se formaba de 10 unidades. Al realizar la recepción veo que solo he recibido 8. Lo indico en el campo correspondiente y de forma automática me genera un pedido por 2 unidades con el mismo número, pero cambiando el dato final, es decir, CNTCT1P/68-1. Esta unidad quedará como pendiente de recepción).
 


 

PROCESAR PEDIDOS DESDE CENTRAL DE COMPRAS

Estados en los que se visualizan los pedidos recibidos en la CDC:

  1.  : el pedido ha sido recibido y está pendiente de ser aceptado por la CDC.
  2. : el pedido ha sido aceptado por nuestra CDC, pero todavía se encuentra pendiente de envío.
  3. : el pedido ha sido enviado (siempre y cuando haya stock) y se encuentra pendiente de recepción por parte de nuestro cliente.
  4. : el pedido ha sido recibido y confirmado por nuestro cliente y podemos proceder a Facturar.

Cuande se cierra una pedido o venta de la CDC se crea un ticket automatico a nombre del cliente, es decir, del centro que lo ha pedido.

Vamos a Facturación> Listado de tickets> Ver+ en el ticket correspondiente.
Ahora se gestiona el ticket de la forma habitual. Aladimos una forma de pago y procedemos a Cerrar el ticket.

Si el pago no se realiza el día del envío, podemos cerrar como pago aplazado.

Tanto en los centros, como en la CDC, cuando un pedido esté cerrado, dejará de estar disponible en nuestra pantalla de pedidos y para volver a visualizarlo, deberemos de marcar la casilla de Ver pedidos cerrados.

 

BUSCAR PEDIDOS

En la pantalla de pedidos, contamos con un buscador, que nos permitirá localizar cualquiera de nuestros pedidos, ya sea por número, fecha, cantidad o importe. Si queremos localizar algún pedido ya finalizado o cerrado, deberemos primero marcar la casilla Ver pedidos cerrados y luego proceder a realizar dicha búsqueda.

 

Pedidos automáticos

Esta prestación mejora la gestión de los pedidos desde la central de compras permitiendo realizar pedidos automáticos considerando:

  • Productos de consumo interno según la previsión de la agenda de cada centro en un tiempo determinado.
  • Productos internos que estén por debajo del mínimo indicado.

Además, podremos opcionalmente añadir un factor multiplicador en la ficha de cada producto en la tarifa ajustable para compensar carencias en la previsión.

El valor por defecto de este nuevo campo será mayor o igual que 1 y también se podrá importar y exportar el dato junto con el resto de propiedades del producto.

En la central de compras vemos un botón para generar los pedidos de cada centro automáticamente.

La Central de flowww teniendo en cuenta:

  • la previsión de la agenda (citas agendadas)
  • los múltiplos y el factor de corrección introducido en la ficha del producto
  • el stock mínimo indicado en la ficha del Stock

Creará un nuevo pedido al proveedor indicado en la ficha del producto.

Para modificar los pedidos hay que seleccionar el centro de origen en el desplegable de “Centro conectado”.  

 

Control de roturas de stock (próximamente)

Consiste en notificar cuando las unidades de un producto están por debajo del mínimo establecido o cuando flowww considere que no hay unidades de productos suficientes para atender los servicios agendados en un tiempo determinado.

  • Coloreado en rojo la línea de producto que requiere atención.
  • Badge o notificación inteligente en forma de globo de color rojo en el menú principal.

  • Notificación por email. Este aviso se enviará al destinatario configurado en Configuración > Clínicas > Notificaciones email.

Al destinatario le llegará un email como el siguiente:

 

Cuando se cree o edite el stock de un producto desde Control de Stock > Nuevo stock / Editar se configurará el número de días que requiere disponibilidad de stock asegurado.

En el listado se mostrará la fecha hasta la que tenemos stock asegurado según las citas agendadas. 

 

Exporte de información

Podemos exportar la información de los pedidos en formato Excel seleccionando los pedidos mediante las casillas. El documento muestra los pedidos de forma individual para facilitar la visualización.

 

Otras funciones interesantes

1. Con la  función para clonar pedidos, podemos realizar el mismo pedido para cuantos centros del mismo sistema queramos en un segundo.

Para ello, en la pantalla de Pedidos > pulsamos el icono Clonar> elegimos en que centro o centros  también lo queremos y ¡Listo!.

En el ejemplo de la imagen hemos clonado un pedido cuyo original se componía de 10ud, pero al no haber ud disponibles se partió en dos: uno de 8ud y otro de 2ud. 

Al clonar se ha clonado en uno solo de 10ud como el original.

2. Para tu comodidad, ahora cada vez que selecciones un pedido, la Central de Compras seleccionará el cliente (centro que realiza el pedido)  para que podamos acceder a su ficha sin perder ni un clic.

El Sistema vincula el cliente/centro al pedido en el instante en que un centro completa el ciclo de la compra Facturando su primer pedido.

3. Además, podemos ver dos nuevas columnas en la pantalla de pedidos.

Los pedidos se nos ordenaran siempre por fecha descendente y dentro de ella por orden del primero efectuado al último.

4. Cuando accedamos a la Central de Compras se deselecciona el cliente en caso de que tuviésemos uno seleccionado 

 

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si un centro que ya está trabajando, se activa como CDC?

Técnicamente es posible pero no es recomendable ya que impediría el buen funcionamiento de la prestación.  Las estadísticas de análisis de productos que implican el campo de Precio de compra, facturación de la CDC, control de stock, todo quedaría desvirtuado.

 

¿Cómo sabe la CDC que le han hecho un pedido? 

E empleado encargado de sta tarea deberá revisar el apartado 'Pedidos' y comprobar que hay pedidos pendientes de ser gestionados.

 

¿Cómo visualizo las facturas emitidas desde la central?

Igual que consultamos las demás factruas. Desde el apartado de Facturación> Búsqueda, introducimos la fecha de la que necesitamos realizar la consulta y pulsamos sobre 'Buscar'. En caso de querer conocer las facturas pertenecientes a un centro específico, podemos buscar el Nº de cliente del centro.

Para obtener información sobre el total de ventas realizadas desde la CDC, deberemos dirigirnos al apartado Estadísticas> Listados, indicamos el periodo a consultar, seleccionamos en el desplegable el informe requerido y pinchamos sobre Calcular.

 

 

FUNCIÓN CENTRAL DE COMPRAS ESTÁ DISPONIBLE PARA TODAS LAS VERSIONES