Reagenda o Gestor de citas SMS

Recibe información a tiempo real de tus clientes y obtén el máximo rendimiento de tu agenda.

Esta función está disponible para los Recordatorios de cita por SMS y pone a disposición de los clientes la posibilidad de gestionar sus citas a través del mismo mensaje de texto que reciben.

Será necesaria la contratación previa del servicio vía interfaz: Mi Cuenta>>'Servicios contratados>>Contratar nuevo servicio' , seleccionándolo en el desplegable) o vía Atención al Cliente.

También será necesario disponer de saldo de SMS. Aprende más sobre los SMS  Aquí.

¿En qué consiste?

Cuando el cliente recibe de forma automática el Recordatorio de cita por SMS, con el día, hora y servicio agendado, el cliente, desde dicho mensaje, podrá:

  1. Consultar sus citas
  2. Confirmarlas
  3. Cancelarlas
  4. Reagendarlas o Solicitar un cambio. Esta opción la elige el administrador del centro.


1. Consulta de Citas

Al pulsar el enlace del sms del recordatorio se abre una aplicación web que permite al cliente visualizar todas las citas reservadas en el centro.

Pulsando encima de cada una aparece una ventana con las opciones para confirmar, cancelar o reagendar/solicitar cambio.

 

2. Confirmar cita

Seleccionando dicha opción, visualizará un recuadro con la pregunta '¿Desea confirmar la cita?' y al seleccionar que sí, le aparecerá una ventana indicando 'Cita confirmada correctamente'

En nuestra Agenda aparecerá en la una 'etiqueta de color verde', con el texto 'Cita confirmada por SMS'

 

3. Cancelar cita

El cliente podrá seleccionar dicha opción en caso de que no pueda acudir a su cita y le saldrá una pantalla preguntando '¿Deseas cancelar la cita?' . En caso de confirmar, observará una ventana con el mensaje 'Cita cancelada correctamente' y en la agenda, esta acción se verá reflejada con un 'punto de color rojo' (al posicionarnos sobre él, nos aparece el mensaje de 'Visita no asistida' y el texto 'Cancelada por el cliente via SMS el xx/xx/xx a las xx:xx:xx'. 

Dentro del gestor de citas existe una sección de 'Citas canceladas o no asistidas' , donde aparecen listadas, como muy bien indica su nombre, las citas agendadas y no asistidas o canceladas de los últimos dos meses, las cuales pinchando sobre ellas, podremos volver a reagendar de forma automática para la fecha y hora deseadas.

 

4. Reagendar cita o Solicitar Cambio

El administrador del centro podrá elegir si prefiere que aparezca la opción de reagendar para que el cliente modifique de forma definitiva su cita, o si por el contrario aparezca la opción de Solicitar cambio.

Importante: Ambas opciones no pueden coexistir, o permitimos que el cliente reagende o le ofrecemos la posibilidad de que lo solicite al centro

 

4.1 Reagendar cita

 En caso de que el cliente necesite modificar el día u hora de la cita solicitada, pinchando sobre el botón de 'Reagendar', le abrirá un calendario, con los días y horas disponibles. A continuación, preguntará '¿Deseas reagendar la cita al xx/xx/xx a las xx:xx?'. En caso de que los datos sean correctos y marque que sí, le aparecerá una ventana indicando 'Cita reagendada.

En esta ocasión, podremos ver como en la agenda nos coloca un 'punto de color verde' en el día y hora de la cita original (al posicionarnos sobre él, nos aparece el mensaje de 'Visita desplazada' y el texto 'Movida por el cliente via SMS el xx/xx/xx a las xx:xx:xx'. 

En caso de que la modificación la hubiera realizado un profesional del centro, nos indicará su nombre, junto al día y hora en que realizó dicha acción), mientras que de forma automática, vuelve a agendar la nueva cita, para el día y hora seleccionados por el cliente. 

 

4.2. Solicitar cambio

Cuando un cliente solicite un cambio, se abrirá un asistente como el de reagendar y se ofrecerá la opción de seleccionar un máximo de 3 días en un calendario y a continuación un rango de horas en el que desea recibir el servicio entre las 00:00 y las 23:00 a intervalos de 1 hora.

   

Tanto el cliente que ha solicitado el cambio, como el centro recibirán un correo como los del ejemplo siguiente:

Quedando las citas con solicitudes de cambio de este modo:

Cuando una cita es gestionada desde FLOWww, es decir, cuando revisamos y guardamos la cita), se cambiará automáticamente el estado de “Solicitud de cambio por SMS” a otro nuevo estado llamado “Solicitud confirmada por el centro”.

Respecto a las citas futuras, también se podrá actuar sobre ellas en cualquier momento, garantizando así su asistencia. Aunque el cliente tenga confirmada su cita previamente, el día anterior a la misma, recibirá el recordatorio de forma habitual.

 

Visualización en historial

Además de ver todas estas acciones reflejadas en la agenda de forma inmediata, también quedará constancia dentro del historial del cliente. Dentro del apartado 'Servicios previstos', visualizaremos un check en verde  cuando la cita haya sido confirmada por el cliente a través de SMS y en el apartado de 'Histórico de servicios', un aspa de color rojo   para las citas no asistidas o canceladas y una flecha verde , para las reagendadas.

A tener en cuenta

Si el centro desea penalizar a todo aquel cliente que habiendo "confirmado" su cita, no se presente ni la cancele, es posible configurar que en estos casos, descuente de forma automática 1 ss del bono correspondiente. Para disponer de dicha función, será necesario solicitarlo al Dpto. de Atención al Cliente. 

Para obtener informes personalizados de las citas deberemos solicitarlo al Dept de Atención al Cliente para su valoración.

 

¿Cómo y dónde configuramos la función?

La activación debe solicitarse al Dpto. de Atención al Cliente. 

La configuración dela función de Reagenda o Gestor de citas, se realiza desde 'Configuración>>Clínica>>Ver+>>+>> SMS/Push' , marcando los checks 'Esta clínica puede enviar SMS' 'Enviar SMS' .

Requiere que en el texto que se rellena para que el cliente reciba el SMS, se establezcan los siguientes códigos de forma obligatoria:

  • $APPODATE$para la fecha de la cita
  • $TIM$para la hora
  • $WEEKDAY$para el día de la semana
  • $CLIPOINTS$ ( no es obligatorio y permite visualizar los puntos disponibles del cliente, en caso de que aplique)
  • $APPMANAGER$, ocupará 36 carácteres.

Además deberemos incluir en esta misma pantalla el remitente que queremos que aparezca en los SMS. Para ello deberemos introducirlo en el campo correspondiente teniendo en cuenta lo siguiente:

  • Como máximo puede contener 11 caracteres, incluidos los espacios.
  • Son válidas las letras mayúsculas y minúsculas.

No puede contener acentos. 

A tener en cuenta

 

Para que los clientes que reciben sus recordatorios en forma de mensaje PUSH a través de la App o del Área cliente puedan usar el Reagenda deberemos desmarcar el check 'Excluir clientes que reciban la notificación de la APP'.

Además ahora la función de Reagenda es capaz de cambiar automáticamente el profesional de una cita, si el que tuviera originalmente no estuviera disponible al modificar la cita original y re agendarla.

Aunque una cita se encuentre confirmada por parte del cliente, recibirá de igual modo el recordatorio de la misma el día previo, tal cual está configurado. 

 

 

Para conocer al detalle cuántas citas no asistidas o canceladas ha habido en determinado periodo de tiempo y además, identificar qué cliente ha realizado la gestión tenemos que dirigirnos al menú lateral, al apartado de  'Estadísticas>>Listados' y seleccionar en el desplegable el indicador '3.5 Desglose de citas no asistidas' .

 


VER FUNCIÓN EN VÍDEO:

 

Artículos relacionados:

'Recordatorio de citas' versus 'Establecimiento de citas'.

Poner en funcionamiento la opción 'Recordatorio de citas'.