En este artículo vamos conocer cómo crear un presupuesto con flowww, cómo podemos conocer el estado en que se encuentran y utilizarlos en acciones de marketing.
Puede haber ocasiones en las que en nuestro centro o clínica, necesitemos informar a nuestros clientes, el importe total de ciertos tratamientos o servicios y además, que podamos entregárselo por escrito. Para ello, dentro de flowww, contamos con el apartado 'Presupuestos'.
¿CÓMO CREO UN PRESUPUESTO?
De forma fácil y sencilla, deberemos de seguir los pasos que detallaremos a continuación:
- En primer lugar, buscar en la base de datos el cliente al que debo de realizar un presupuesto. Para ello nos dirigiremos al apartado 'Gestión de clientes' >> 'Búsqueda' y tras introducir un criterio, haremos clic sobre 'Buscar'. Identificado el cliente, pincharemos sobre 'Ver+'.
- Seleccionaremos la opción 'Presupuestos', que encontramos dentro del menú de la ficha del cliente y pinchamos sobre 'Nuevo presupuesto'.
- A continuación, haremos clic sobre 'Ver+' y una vez indicada la fecha, validez, vendedor y algún comentario adicional (todo esto en caso de ser necesario), desde el botón 'Añadir producto', iremos incorporando todos productos, bonos, paquetes o suscripciones, con sus cantidades correspondientes y pincharemos sobre 'Añadir'. En caso de necesitar aplicar descuentos adicionales, podremos asignarlos de forma lineal al hacer clic sobre la etiqueta verde que encontramos en la columna de 'Descuento extra', indicando el importe final o el porcentaje correspondiente en cada caso. Cuando hayamos finalizado, procederemos a 'Guardar'.
¿CUÁLES PUEDEN SER SUS ESTADOS Y CÓMO CAMBIAN DE UNO A OTRO?
Los presupuestos nacen por defecto con el estado 'Pendiente', pero de forma manual, siempre podremos cambiarlos a 'Aceptado' o 'Rechazado'. Por otro lado, el sistema también puede cambiar su estado de forma automática en las siguientes situaciones:
- Cuando el presupuesto es aceptado: Deberemos de buscar en la ficha de cliente presupuesto correspondiente, pinchar sobre 'Ver+' y hacer clic sobre 'Generar ticket'. Al indicar la forma de pago y cerrarlo, el estado del presupuesto cambiará automáticamente a 'Vendido'.
- Cuando un cliente nos entrega un anticipo a cuenta de un presupuesto: Desde 'Facturación>>Listado de tickets>>Nuevo ticket>>Ver+>>Añadir anticipo', seleccionamos en el desplegable el presupuesto correspondiente, e indicamos el importe y el vendedor. Por último, hacemos clic sobre 'Guardar' y 'Añadir pago'. Al 'Cerrar ticket', nos aparece una ventana emergente indicándonos que su estado cambiará a 'Aceptado'.
¿DÓNDE PUEDO VISUALIZAR LOS PRESUPUESTOS EMITIDOS?
Disponemos de dos apartados diferentes para visualizar dicha información dentro de nuestro sistema FLOWww:
- Desde la ficha del cliente, desplegando el menú que encontramos junto a su nombre en la parte superior derecha de la pantalla y dirigiéndonos a la pestaña 'Presupuestos'.
- De forma genérica, podremos visualizar todos los presupuestos emitidos en el centro desde el apartado de 'Facturación' >> 'Presupuestos'.
En dicha pantalla, también podremos realizar acciones como: imprimir, borrar, visualizar y realizar búsquedas mediante 4 criterios (fecha inicial y final, clínica, estado y texto).
Al exportar podemos marcar el check de desglosar por concepto para obtener la información del contenido.
¿CÓMO LOS UTILIZO EN MIS ACCIONES DE MÁRKETING?
Desde la pestaña de 'Marketing', podremos configurar diversas acciones, comunicaciones o promociones, a fin de motivar a aquellos clientes que tengan presupuestos en cualquiera de los estados a reaccionar.
Por ejemplo, podemos ofrecerle un descuento para todos aquellos ptos que están pendientes y que contienen algún servicio de láser.
En el siguiente vídeo, podéis visualizar todas las opciones para la función de presupuestos.
La función de presupuestos se encuentra disponible a partir de la versión STAR del sistema FLOWww.
VER FUNCIÓN EN VÍDEO: